Op 1 januari 2014 wordt de werkkostenregeling (WKR) ingevoerd. Deze regeling vervangt het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen in de loonbelasting. Welke stappen moeten worden doorlopen en hoe ziet het tijdpad er vanaf vandaag tot 1 januari 2014 eruit?

Stap 1: inventarisatie per inhoudingsplichtige (december – februari)
De eerste stap is de inventarisatie van de vergoedingen en verstrekkingen die het bedrijf doet aan haar werknemers. Aan te raden is om hier nu niet mee te wachten en de inventarisatie de komende maanden te gaan doen. Uit eigen ervaring blijkt dat de uitkomst van dergelijke inventarisaties van tevoren niet te voorspellen is. Elke individuele werkgever zal zijn huiswerk dus moeten gaan doen om goed voorbereid te zijn.

Stap 2: berekening vrije ruimte (maart)
Als de inventarisatie afgerond is, is duidelijk welke kosten ten laste van de vrije ruimte gaan komen. Op dat moment kan ook overwogen worden om bepaalde vergoedingen of verstrekkingen (vanaf 2014) buiten de vrije ruimte te houden door deze vanaf 2014 te gaan belasten op de loonstrook. Hiermee kan worden voorkomen dat de werkgever 80% eindheffing moet betalen als uit de inventarisatie blijkt dat de grens van de vrije ruimte wordt overschreden.

Stap 3: eventueel een steekproef uitvoeren (april – mei – juni)
Uit de inventarisatie kan naar voren komen dat vaste kostenvergoedingen worden betaald. Als daarvan sprake is, moet er in de tijdsplanning mee rekening worden gehouden dat in de meeste gevallen een steekproef naar het kostenpatroon van de werknemers nodig zal zijn. Als er geen recente steekproef ten grondslag ligt aan de onderbouwing van de vaste kostenvergoeding, dan valt het gehele bedrag van de vergoeding in de vrije ruimte. Als wel een steekproef is gehouden, dan is het deel van de vergoeding dat ziet op gericht vrijgestelde bedragen of intermediaire kosten belastingvrij en gaat het niet ten koste van de vrije ruimte.

Stap 4: arbeidsvoorwaarden aanpassen (april – oktober)
Uit de inventarisatie kan blijken dat bepaalde personeelsregelingen aangepast moeten worden om (te veel) eindheffing te voorkomen. Denk hierbij aan de fietsregeling; het blijft mogelijk om de fietsregeling in stand te houden, maar de werkgever moet zich er wel van bewust zijn dat de waarde van de fiets volledig ten laste komt van de vrije ruimte. Ander voorbeeld is de vergoeding (in geld) van de kosten van een privé mobiele telefoon; zo’n vergoeding valt in de vrije ruimte. Overwogen kan worden om de regeling te wijzigen in een mobiel van de zaak. Dan is sprake van een verstrekking en die gaat in de meeste gevallen niet ten koste van de vrije ruimte.

Stap 5: administratie inrichten (december of april – mei)
De kosten die in de vrije ruimte vallen, zullen apart geadministreerd moeten worden. De werkgever is vrij om zijn administratie hierop in te richten. Dit kan bijvoorbeeld door middel van het creëren van nieuwe grootboekrekeningen waarop de kosten worden geboekt die aan de vrije ruimte moeten worden toegerekend. Ook moeten intern goede afspraken worden gemaakt met de medewerkers die de kosten boeken, zodat dit op uniforme wijze gebeurt. Overwogen kan worden om in 2013 al op deze nieuwe manier te gaan administreren, zodat een gewenning ontstaat en ook de kosten van 2013 in de loop van het jaar in beeld komen. Verder is het aan te raden om die nieuwe grootboekrekeningen al vóór het nieuwe jaar aan te maken.

Stap 6: na inwerkingtreding (2014): check per tijdvak
Nadat in 2014 de WKR in werking is getreden, zal vanaf het eerste loontijdvak (dus vanaf februari 2014) beoordeeld moetenworden of eindheffing verschuldigd is en zal de eindheffing eventueel moeten worden aangegeven via de loonaangifte. Dit zal een maandelijkse check moeten worden en gecommuniceerd moeten worden met de salarisadministratie. Na afloop van het jaar 2014 zal in januari 2015 de eerste herrekening worden gemaakt op basis van de werkelijke kosten en loonsom van 2014.

Kortom, de invoering van de WKR zal de nodige planning en organisatie van de ondernemer en zijn adviseur vragen. Begin tijdig, het liefst al in december 2012.

Auteurs: Ton Meesters en Marco Zimmerman
Bron en lees verder: Mazars.nl